Office Manager job from IOSA in Luxembourg, Luxembourg

Description du poste

Notre société -IOSA- est située au cœur de la ville de Luxembourg. Notre activité s’articule autour de prestations d’engineering-management-consulting pour le compte de notre clientèle internationale exerçant dans des secteurs d’activités économiques variées. Afin de pallier l’absence pour congé maternité suivi d’un congé parental de l’actuel Office Manager, IOSA recherche pour un contrat à durée déterminée de 12 mois du 1er Mars 2022 au 28 Février 2023

Office Manager

Au sein de notre équipe, sous la direction des Administrateurs, vous aurez la charge du suivi administratif et comptable d’un portefeuille de sociétés clientes. De la gestion des tâches administratives courantes au contrôle et rapport de gestion, vous vous devrez d’être réactif et flexible mais aussi rigoureux pour garantir la qualité de prestations attendues par nos clients.

Compétences et qualités requises :

- Minimum Bac +3 /Bachelor en gestion comptable et administrative, et/ou gestion financière

- Vous avez une première expérience significative d’au moins 2 ans dans un poste similaire, idéalement dans une compagnie fiduciaire ou au sein d’un cabinet d’audit.

- Vous maîtrisez le package MS-Office

- Parfaitement bilingue Français/Anglais, vous avez une première expérience de travail en tant qu’étudiant ou employé à l’International. La connaissance du Luxembourgeois est un atout.

- Autonome et flexible, vous êtes à l’écoute de vos clients et avez la rigueur indispensable à la gestion des priorités.

- Votre esprit de synthèse et d’analyse impliquent aussi de bonnes qualités organisationnelles et rédactionnelles. Ces mêmes qualités qui vous permettent d’être en veille des dernières informations d’ordre économique, réglementaire, fiscal.

- Vous appréciez le travail d’équipe, avez de très bonnes capacités relationnelles. Vous êtes discret, diplomate et efficace.

- Vous êtes résident luxembourgeois.

Responsabilités :

En collaboration avec la direction, vous participerez à la gestion des affaires quotidiennes et administratives de nos clients en assumant principalement :

- Les tâches administratives générales du bureau pour le bon fonctionnement interne y compris accueil physique et téléphonique.

- La coordination des informations avec les responsables/personnels « on-site » de nos clients

- La gestion des factures pour le compte des clients : réception, contrôle, enregistrement dans les tableaux de paiement, contrôle et rapprochement avec les budgets, paiement des factures et transfert régulier des données par dossier au cabinet comptable. Ce poste vaut pour tous nos clients mais aussi pour le fonctionnement interne du Bureau.

- Les rapprochements bancaires mensuels avec mise à jour des tableaux de trésorerie

- Etablissement de budget par projet (évènement ponctuel, rénovation de biens, etc…)

- Rédaction de rapport de gestion administrative quadrimestrielle pour transfert au client après validation de la Direction

- Recherche d’informations thématiques pour assister la Direction dans les études financières ou pour nos clients sur des sujets spécifiques pour accompagner le bon fonctionnement ou l’amélioration de leurs biens immobiliers (prestataires travaux ou de services).

Nous vous offrons :

- Poste de travail stimulant laissant une large part à l’autonomie et à la polyvalence.

- Une évolution de poste à moyen terme vers des fonctions d’analyste ou auditeur.

- Un panel de clients et de secteurs d’activités très variés, à l’International

- Un réel soutien du staff interne

- Des bureaux idéalement situés offrant un cadre de travail et des équipements performants.

- Statut Cadre : flexibilité du temps de travail

- Chèque repas ; Part.Employeur Mutuelle Santé

- Salaire : selon compétences comptables et linguistiques

Date limite de candidature : 04/02/2022

Type de contrat : à temps plein, à durée déterminée 12 mois pour remplacement d’une salariée absente.

Durée du contrat : 12 mois

Date limite de candidature : 04/02/2022

Date de début prévue : 01/03/2022

Type d'emploi : Temps plein, Durée déterminée

Salaire : €2 880,00 à €3 200,00 par mois

Mesures COVID-19:
Respect des préconisations de base dont port du masque et désinfection régulière des mains et du poste de travail, Passeport vaccinal à jour.