Manager Assistant job from Bain & Company in São Paulo, SP, Brazil

O que você vai fazer

A pessoa será responsável por atuar como manager assistant lidando com chefes e clientes. As funções consistem em:

• Suporte na administração da agenda de seus executivos (prevendo e administrando conflitos de compromissos, antecipando e priorizando assuntos relacionados ao projeto)
• Follow-up de compromissos, contatos e assuntos em andamento
• Suporte no agendamento de reuniões, tanto internas como com clientes, organização de conference calls e videoconferences (nacionais e internacionais), envolvendo clientes brasileiros e estrangeiros e também os escritórios globais da Bain
• Preparo de viagens nacionais e internacionais (envolvendo trainings e meetings globais com respectiva submissão e aprovação no sistema Bain), com cotação e emissão de passagens, eventual emissão de vistos, reserva de hotel, compra de moeda e reserva de veículo
• Fazer check-in antecipado
• Preparo e submissão de relatórios de despesas e horas de acordo com o case code do(s) projeto(s) em que o executivo está envolvido
• Inserção, busca e atualização de contatos no Banco de Dados/Cortex e também dos contatos pessoais/profissionais dos executivos
• Organização de cafés da manhã, almoços e jantares, tanto internos como com clientes (envolvendo a contratação de buffets/caterings e/ou reserva de restaurantes)
• Suporte na organização de eventos, confraternizações e workshops
• Assistência e interface entre departamentos (Recruiting, Marketing, RH e Financeiro)
• Atendimento e assessoria aos visitantes, inclusive executivos estrangeiros, dando suporte com reserva de hotel, transfers, crachás para acesso ao prédio, etc.
• Redação de textos em português e inglês
• Controle, organização e manutenção de documentos e arquivos, tanto físicos como eletrônicos
• Assessoria ao executivo para assuntos particulares (principalmente no que se refere à documentação pessoal - renovação da CNH, RNE - se for estrangeiro - e passaporte, agendamento de consultas e exames médicos, solicitação e acompanhamento do reembolso médico quando for o caso)
• Apoio à equipe do projeto em que seu executivo está envolvido com organização de agenda e eventuais viagens
• Solicitar táxi para levar ou buscar o executivo em algum lugar
• Apoio com a manutenção e/ou multas de veículos alugados

Requisitos mínimos

Grau de escolaridade: Ensino Superior Completo

Formação acadêmica: Secretariado, Letras, Administração de Empresas e/ou correlatas

Experiência profissional: 3 anos de experiência (mínimo)

Idiomas

Inglês: Avançado/Fluente

Espanhol: diferencial

O que nos torna um ótimo lugar para trabalhar

Atualmente somos a empresa de consultoria número 1 na lista de Melhores Lugares para Trabalhar da Glassdoor, e temos mantido um lugar entre os quatro melhores na lista nos últimos 12 anos. Acreditamos que diversidade, inclusão e colaboração são a chave para a construção de equipes extraordinárias. Contratamos pessoas com talentos, habilidades e potencial excepcionais e depois criamos um ambiente onde você pode se tornar a melhor versão de si mesmo e prosperar tanto profissionalmente quanto pessoalmente.

Sobre a Bain & Company

Somos uma consultoria global que auxilia empresas e organizações a promover mudanças que definam o futuro dos negócios. Com 59 escritórios em 37 países, trabalhamos em conjunto com nossos clientes, como um único time, com o propósito compartilhado de obter resultados extraordinários, superar a concorrência e redefinir indústrias. Complementamos nosso conhecimento especializado integrado e personalizado com um ecossistema de inovação digital a fim de entregar melhores resultados, com maior rapidez e durabilidade.

Com o compromisso de investir mais de US$1 bilhão em serviços "pro bono", em 10 anos, usamos nosso talento, conhecimento e percepção em prol de organizações que enfrentam atualmente os desafios urgentes relacionados ao desenvolvimento socioeconômico, meio ambiente, equidade racial e justiça social.

Desde nossa fundação em 1973, medimos nosso sucesso pelo de nossos clientes e temos o orgulho de manter o mais alto nível de satisfação em nossa indústria.